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Les logiciels de partage de fichiers : un « must have » pour les entreprises locales

Si 2020 nous a enseigné une leçon primordiale, c’est que les entreprises doivent être prêtes à offrir à leurs employés des méthodes de travail sûres et flexibles. L’un des outils fondamentaux qui a permis aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs de passer facilement à l’espace de travail numérique est le logiciel de partage de fichiers.

Sans la possibilité d’envoyer en toute sécurité des documents professionnels à des collègues et à des clients, le bilan de cette période entachée par la pandémie de la COVID 19 aurait été dévastateur pour les flux de travail et la productivité des entreprises.

Les logiciels de partage de fichiers

Que vous soyez à la recherche d’un nouveau fournisseur ou que vous souhaitiez améliorer vos pratiques de partage numérique, nous examinons les questions clés relatives au partage de fichiers, notamment « qu’est-ce qu’un logiciel de partage de fichiers », « est-il sûr » et « quels sont les avantages de ces services pour votre entreprise ».

Qu’est-ce qu’un logiciel de partage de fichiers ?

Les fournisseurs de logiciels de partage de fichiers, les vendeurs et les applications permettent aux utilisateurs de partager, d’enregistrer, de télécharger et de recevoir une gamme de fichiers professionnels, notamment des documents, des PDF, des présentations, des images et des vidéos.

Les services de partage de fichiers leaders sur le marché permettent également une collaboration efficace entre les utilisateurs, et contiennent des fonctionnalités utiles telles que le stockage centralisé des fichiers. Les applications de partage de fichiers basées sur le cloud constituent la forme la plus populaire de ces logiciels.

Contrairement aux programmes client-serveur ou natifs du système, les logiciels ou applications de partage de fichiers basés sur le cloud computing ne dépendent pas de serveurs ou de réseaux locaux. Au lieu de cela, les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des fichiers en déplacement, de n’importe où dans le monde, en utilisant n’importe quel appareil.

Les employés peuvent accéder à leurs fichiers soit par le biais d’une application qu’ils ont installée sur leur appareil, soit à l’aide d’un navigateur web (c’est le cas de la solution proposée par Spiderhoster Gabon pour les entreprises locales au Gabon). Il suffit d’une connexion internet, bien que certains fournisseurs proposent également des services hors ligne.

Quelles sont les caractéristiques communes des logiciels de partage de fichiers ?

Les programmes de partage de fichiers ont parcouru un long chemin depuis les modèles initiaux de « chargement et de téléchargement ». Voici quelques-unes des principales fonctionnalités que vous pouvez attendre des fournisseurs actuels :

Le transfert de fichiers : La fonction principale de toute application de partage de fichiers est sa capacité à transférer un large éventail de types de fichiers d’un utilisateur à un autre. La convivialité, la commodité et la rapidité de ce processus sont des facteurs essentiels à prendre en compte lors de la sélection de l’application de votre choix.

Stockage centralisé des données : De nombreuses plateformes proposent des bases de données centralisées ou des « hubs » où les fichiers peuvent être stockés, puis transférés aux destinataires. Le fait de conserver tous les fichiers dans une seule destination facilement accessible et gérable permet aux entreprises de contrôler comment et quel contenu est partagé.

Récupération des données : Plusieurs solutions, telles que la protection des fichiers, la récupération et les sauvegardes, sont importantes pour éviter la suppression accidentelle d’informations commerciales cruciales.

Suivi des versions : Le suivi des versions est l’une des nombreuses façons dont les fournisseurs de partage de fichiers développent leurs capacités de collaboration. Cette fonction permet de s’assurer que chaque auteur et chaque destinataire d’un fichier dispose de la toute dernière version de ce dernier, ce qui permet d’éviter la duplication ou le temps perdu à travailler sur le mauvais document.

Sécurité : Les principaux fournisseurs offrent une protection de pointe pour vos données, en utilisant des protocoles tels que le cryptage avancé, des tests rigoureux et la surveillance de l’activité de l’IA pour assurer la sécurité de vos informations.

Tableaux de bord administratifs : Tout comme les solutions de gestion de documents et de modèles, les plateformes de partage d’aujourd’hui peuvent fournir des fonctionnalités d’administration au niveau de l’entreprise, telles que les paramètres d’autorisation, les rapports et la surveillance, afin de garantir une meilleure conformité et un meilleur contrôle.

Intégrations avec des tiers : Aucune technologie d’entreprise ne devrait exister en silo, c’est pourquoi les logiciels de partage de fichiers modernes sont conçus pour bien jouer avec d’autres programmes, formant un rôle clé dans la stratégie de transformation numérique de votre entreprise.

Quel est le meilleur logiciel de travail collaboratif en ligne pour les entreprises gabonaises ?

En raison de la forte demande et de la diversité des besoins, il existe un large éventail de solutions de partage de fichiers sur le marché, chacune présentant des arguments de vente et des avantages uniques.

Mais il existe une solution déjà proposée Par Spiderhoster Gabon aux entreprise gabonaise et qui permet une collaboration fluide et complète. Nous examinons en détail cette solution afin de vous donner une idée claire des services et des fonctionnalités disponibles.

La solution proposée par Spiderhoster est déjà utilisée à l’international par des organismes telles que la SNCF, UNHCR, l’Université Grenoble Alples, Radio France, l’UNESCO, L’Université de Bordeaux, et bien plus encore, et au Gabon, la compagnie aérienne Tropical Air Gabon l’utilise depuis 2015 pour le partage des fichiers.

Si vous êtes une entreprise et souhaitez en savoir plus sur cette solution de partage de fichiers au Gabon, cliquez sur le lien.

Outre la fonction de partage de fichier, elle permet d’instaurer une véritable collaboration entre les membres d’une même entreprises et entre entreprise et fournisseurs. Les autres fonctionnalités sont: forum, agenda, notes, messagerie, messagerie instantanée, visioconférence, sondage, annuaire de contacts, etc.

En revanche, comme nous l’avons évoqué toute solution de partage de fichiers réputée prend la sécurité très au sérieux et adopte une série de mesures de pointe pour protéger vos données.

Les fonctions de sécurité standard de niveau entreprise comprennent

Le cryptage des données : Les données sensibles sont cryptées (et donc rendues illisibles) en cours de transfert et au repos. Cette double forme de cryptage réduit la surface d’attaque en éliminant les couches inférieures de la pile matérielle et logicielle.

Paramètres d’autorisation : De nombreux paramètres d’administration, tels que l’attribution de rôles d’utilisateur basés sur les autorisations, permettent aux entreprises de contrôler l’accès interne et externe au contenu, ainsi que les droits d’édition et les capacités de téléchargement et d’impression, en quelques clics seulement.

Protection par mot de passe : Les fichiers peuvent être protégés par un mot de passe pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité aux documents essentiels.

Authentification à deux facteurs : Si une personne se connecte à partir d’un appareil non reconnu, l’utilisateur du compte reçoit immédiatement un message texte contenant un code de vérification.
Filigrane : Des filigranes numériques peuvent être ajoutés pour fournir des signaux visibles du statut de confidentialité d’un fichier.

Détection des comportements grâce à l’IA : Google ouvre la voie à l’apprentissage automatique en surveillant les comportements inhabituels et suspects sur Google Drive. L’outil d’activité d’alerte anormale identifie les violations potentielles en analysant les signaux de sécurité et en détectant les risques tels que l’exfiltration de données, les violations de politique, le partage de fichiers externes inhabituels et le comportement de téléchargement.

Des certifications industrielles à jour : Le monde en ligne évoluant à un rythme de plus en plus rapide, les logiciels de partage de fichiers se tiennent au courant des dernières normes de sécurité du secteur, afin que vous n’ayez pas à le faire. Par exemple, Dropbox combine les principales normes reconnues avec des mesures d’évaluation des risques de conformité, notamment ISO 27001, SOC 1, 2 et 3, GDPR, le code de conduite CSA et HIPAA/HITECH.

Quels sont les avantages des outils de partage de fichiers numériques ?

Sans logiciel de partage de fichiers, toute entreprise aura du mal à faciliter une collaboration efficace entre ses collègues. Si les outils permettant d’envoyer, de partager et de stocker des documents commerciaux clés ne sont accessibles qu’à l’intérieur des murs du bureau, les entreprises limitent la façon dont leurs employés peuvent travailler et le moment où ils le font.

En revanche, les solutions de partage de fichiers offrent des canaux sécurisés pour permettre le flux d’informations en quelques clics. La collaboration est facilitée de n’importe où dans le monde, qu’il s’agisse d’un simple déplacement sur votre lieu de travail ou de l’utilisation de l’expertise et des ressources des bureaux internationaux.

Un autre avantage clé des logiciels de partage de fichiers est la réduction du coût de l’infrastructure de l’entreprise. En confiant l’envoi et le stockage des fichiers à des fournisseurs, les entreprises n’ont plus besoin d’acheter, de maintenir et d’exploiter cette partie de leur infrastructure technologique. Les professionnels de l’informatique sont également libérés pour travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la feuille de route numérique.

Enfin, les services de partage de fichiers contribuent à l’adoption des meilleures pratiques en matière de données. Les employés sont encouragés à utiliser des canaux sécurisés pour envoyer des informations sensibles, qui sont ensuite stockées dans un emplacement central et facilement contrôlées et surveillées pour éviter que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains.

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