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Les applications ou logiciels de gestion scolaire à l’ère du Covid 19

La gestion scolaire a toujours été – et est toujours – une entreprise de grande envergure de la part des établissements d’enseignement du monde entier et des gouvernements. Elle exige un suivi minutieux des progrès scolaires (ou non) de toutes les parties concernées, en vue d’un apprentissage constant.

L’examen minutieux des données qui en résultent garantit un fonctionnement optimal de toute organisation éducative. Une gestion efficace et juste est d’une importance capitale pour la satisfaction des étudiants, des parents ou des tuteurs, du personnel et aussi des gouvernants, tous ensemble.

Le logiciel de gestion scolaire est là pour aider, à cette fin. Mais tout cela soulève la question suivante : « Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion scolaire ? »

Outre le fait évident qu’il s’agit d’un logiciel informatique complexe, le logiciel de gestion scolaire est un outil d’administration pour les établissements d’enseignement. Cette classification vient du fait que ce type (ou cette catégorie) de logiciel vise à aider les organisations éducatives dans leur quotidien, en automatisant les tâches administratives.

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Le « logiciel de gestion scolaire » est également connu sous le nom de « système de gestion scolaire » ou de « système de gestion de la scolarité » ou de « système d’information pour les étudiants ». Ces systèmes offrent des fonctionnalités allant des applications et de l’inscription aux cours au suivi détaillé des performances et aux données de performances ou financières.

La gestion administrative comprend généralement à la fois le corps enseignant et les élèves/étudiants. Certains systèmes comprennent un ensemble de fonctionnalités permettant de gérer les opérations quotidiennes, telles que l’entretien des bâtiments, les fournitures et les inventaires. La nécessité de cet ensemble de fonctionnalités dépend largement de la taille de l’établissement d’enseignement.

Caractéristiques des logiciels de gestion scolaire

La plupart des logiciels de gestion scolaire évoluent autour de quatre piliers principaux. Indépendamment de toute liste exhaustive de fonctionnalités, nous pouvons trouver un ensemble de fonctionnalités de base autour de ces piliers, visant à répondre aux routines quotidiennes de presque tous les types d’établissements scolaires. Cela commence par la gestion des programmes, au sens large :

La gestion des programmes et la planification des cours.

Cette fonctionnalité « étendue » comprend un ensemble de fonctions plus spécifiques pour aider à structurer les programmes, à regrouper les cours et les classes et à définir leurs caractéristiques individuelles. Il s’agit, en général, de la fonctionnalité la plus basique d’un logiciel de gestion scolaire. Elle comprend également la planification des cours pour les réunions de classe en personne ou virtuelles.

Admissions et dossiers des étudiants – gestion de l’information

L’inscription des étudiants et leur répartition dans des groupes de classes et leur inscription à des classes et à des cours est l’une des fonctions essentielles d’un logiciel de gestion scolaire. À long terme, toutes les informations stockées seront utilisées pour suivre et analyser les progrès individuels, jusqu’à l’obtention du diplôme.

Gestion des finances et des évaluations des élèves

La gestion des étudiants comprend des notifications quotidiennes relatives aux cours. Mais ce n’est généralement pas tout. Les étudiants, les parents et les tuteurs ont également besoin d’accéder à des informations essentielles, telles que les emplois du temps, les registres de présence, les carnets de notes, les données financières et les paiements par étudiant, les paiements en attente et en suspens, ainsi que les versements (le cas échéant).

La fonction étendue Gestion des étudiants et Admissions intègre toutes les fonctionnalités spécifiques essentielles pour fournir ces informations.

Gestion du corps professoral

Le corps enseignant est tout aussi difficile à coordonner et à superviser que les étudiants. Avec des rôles tels que les enseignants, les secrétaires, les assistants administratifs et tout le personnel de soutien, le logiciel de gestion scolaire permet de gérer efficacement toutes les procédures académiques quotidiennes.

Gestion des finances et des évaluations pour les enseignants

L’ensemble des fonctionnalités de la gestion académique peut inclure le suivi des présences, la notation, les évaluations, les finances et les paiements par enseignant, les paiements en attente et en suspens.

Gestion des rôles

Différents rôles d’utilisateurs peuvent visualiser et utiliser différents types d’informations – et à différents niveaux de détail. Le logiciel de gestion scolaire fournit la fonctionnalité appropriée, afin de simplifier l’expérience utilisateur pour toutes les parties concernées.

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La gestion des rôles est avant tout une fonction de sécurité. Elle est conçue pour permettre l’accès aux seules informations qu’un rôle est autorisé à visualiser ou à utiliser. Cela permet d’améliorer la sécurité des informations personnelles.

Les portails en ligne pour les parents et les élèves sont basés sur la gestion des rôles, permettant aux élèves et aux parents ou tuteurs de consulter le matériel disponible et de communiquer avec les enseignants, les entraîneurs ou les instructeurs, selon les besoins.

Avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion scolaire

1. Une structure simple et automatisée pour tout type d’école

Au début d’une nouvelle période scolaire ou académique, la structure des classes et des cours pour cette période doit être préparée. Les enseignants existants, ainsi que les étudiants qui sont qualifiés pour poursuivre leurs études, peuvent être ajoutés à la structure pour cette nouvelle période scolaire ou académique, prêts à accepter les notifications concernant leur nouvel emploi du temps. De nouveaux enseignants et étudiants peuvent être ajoutés dans le cadre d’un processus continu.

2. Une comptabilité améliorée et efficace

La structure permet également une gestion financière de base, en fixant les frais de scolarité des étudiants et les informations relatives à la paie des enseignants, entraîneurs ou instructeurs.

3. Tenue de dossiers détaillée et simplifiée

Dès qu’un nouveau département, cours ou classe est créé, les étudiants et les enseignants, nouveaux ou existants, sont ajoutés à la structure. Éviter la surréservation des enseignants ou l’affectation des étudiants à plus d’une classe à la fois est l’une des fonctionnalités les plus précieuses dans la gestion de tout établissement d’enseignement.

4. Gestion gracieuse des étudiants et des enseignants

La gestion des étudiants et des enseignants est un véritable casse-tête, en particulier dans les environnements universitaires. Tous les aspects de la routine quotidienne doivent être contrôlés et améliorés. Lorsque toutes les activités éducatives sont réussies, les élèves, les parents ou les tuteurs, ainsi que les enseignants, les coaches ou les instructeurs, sont heureux ! Ce seul fait constitue un outil de fidélisation majeur pour tout établissement d’enseignement.

  • Pour les élèves

Le suivi de l’assiduité, des progrès, des évaluations, de la notation, de l’obtention du diplôme, des informations financières, du suivi de la santé et de l’organisation des cours est un véritable gain de temps. L’automatisation subtile de ces fonctions peut apporter un équilibre dans l’efficacité et l’amélioration.

  • Pour les enseignants, les coaches ou les instructeurs

Le suivi de l’assiduité, des progrès, des évaluations, des informations financières, de la programmation des cours et de la communication avec les parents et les tuteurs est le meilleur moyen pour un établissement d’enseignement d’atteindre une performance optimale et de rationaliser ses opérations. Différents niveaux de rapports pour différents niveaux de gestion sont également disponibles.

5. Continuité des activités sans effort

Le logiciel de gestion scolaire basé sur le cloud offre une meilleure continuité des activités, car il est indépendant de l’infrastructure locale. Les dossiers et le calendrier scolaires sont traités directement dans le Cloud et peuvent être consultés de n’importe où et à tout moment. Il s’agit là d’un élément structurel et d’un avantage du logiciel de gestion scolaire basé sur le cloud, qui peut s’avérer utile dans toute situation d’urgence.

6. Le suivi des progrès et des performances est un jeu d’enfant

Surveillez les élèves et les enseignants, évaluez leurs progrès et prenez des mesures correctives pour obtenir un meilleur taux de réussite. L’amélioration des résultats est probablement le moyen le plus efficace dont dispose une organisation universitaire pour obtenir une augmentation des inscriptions à la saison suivante. À cette fin, des rapports et des notifications pertinents peuvent contribuer grandement à des actions d’amélioration opportunes.

7. Sécurisé et simple, dans le nuage

Des rôles d’utilisateur très précis ajoutent une approche multi-variante à la sécurité des données. Et toutes les procédures ISO nécessaires peuvent être introduites pour garantir la sécurité.

Le cloud s’accompagne également des meilleures pratiques, en tirant parti des fonctions de sécurité avancées et de la conformité aux réglementations sur la protection des données.

Mais le plus intéressant est que vous n’avez pas forcément besoin de serveurs, de logiciels ou de personnel spécialisé coûteux pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un simple ordinateur de bureau ou portable et d’un navigateur web avec accès à l’internet. Et c’est pourquoi vous pouvez gérer votre établissement scolaire de n’importe où et à tout moment.

À qui s’adresse le logiciel de gestion scolaire ?

Le logiciel de gestion scolaire peut aider un grand nombre d’établissements d’enseignement à organiser leur structure, leur programme d’études, leurs syllabus et leurs communications, ainsi que de puissantes fonctions de rapport permettant de suivre toutes les procédures.

Lorsqu’il est propulsé par un gouvernement il permet à celui-ci d’avoir un control et une vue globale sur le rendement scolaire à l’échelle nationale, du moins, pour les établissements publics connectés au système.

Que l’établissement soit une petite organisation privée ou une grande université renommée, le logiciel de gestion scolaire peut, entre autres, s’avérer précieux pour :

  • Etablissements publics et privés d’enseignement général
  • Etablissements publics et privés d’enseignement technique
  • Complexes scolaires privés
  • Collèges
  • Académies sportives
  • Écoles de musique
  • Écoles de danse

Xgestedu: un logiciel gouvernemental en ligne de gestion scolaire au Gabon

Xgestedu.com est un système de gestion de la scolarité lancée par le gouvernement gabonais (le Ministère de l’Education Nationale) dans le but de faciliter le processus d’enseignement/apprentissage aux sein des établissements scolaires publiques du pays.

Etant une application publique, appartement à une organisation publique, la fonction de gestion de finances n’est pas pris en compte ou désactiver. Les fonctions principales de Xgestedu.com sont:

  • gestion des notes des apprenants
  • génération des bulletins de notes
  • gestion des absences
  • publication des résultats des examens de fins d’année.

Ainsi, le système permet aux enseignants de programmer des évaluations, d’éditer des notes, de procéder vérification de présence. il permet aux apprenants entre autre de vérifier que les notes saisies par les enseignants sont conformes aux notes apposées sur les feuilles de compositions. ils permet aux parents d’avoir une vue sur la scolarité de leurs enfants.

Comment avoir les résultats des examens de fin d’année sur Xgestedu.com ?

Chaque année, après chaque examen CEP, BEPC et BACCALAUREAT, les résultats sont publiés sur le site Xgestedu. Pour avoir son résultat, le candidat doit juste renseigner son numéro de candidat et sa date de naissance. Utilisez les lien ci-dessous pour les résultats des examens de 2021:

Enfin, l’utilisation de n’importe quel type de logiciel de gestion scolaire peut aider toutes sortes d’écoles ou d’autres organisations éducatives à accomplir des tâches de gestion quotidiennes en un rien de temps, en automatisant et en rationalisant les opérations, ce qui rend la gestion administrative des écoles plus facile que jamais.

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